随着新年的集体重置——以及在假期的低迷之后——你可能会认为现在是重新致力于提高生产力的最佳时机。你可能会宣称，不再走神，不再分心。但在你开始寻找下一个最伟大的专注和优化工具之前，请考虑一下，几代人以来，人们在完成工作方面已经相当有效。 “一百五十年前，如果我们在农场，太阳落山了，你就完了，” 《休息：为什么当你工作更少时你会做得更多》一书的作者Alex Soojung-Kim Pang说，“或者工厂的哨声爆炸了，你必须放下工具回家，或者更有可能去酒吧。”
如今，在一个数字连接、永远在线的世界中，你的一天没有终点，你可以完成的事情没有上限。一个从日程安排工具、干扰拦截器以及错综复杂的期刊和组织者中获利的行业加剧了持续表现的压力。
这里有一个秘密：最终生产力并没有一种“技巧”或秘密，也没有一种方法可以完成这一切。每个人都有独特的系统和方法来完成他们的工作，所以一个有影响力的人早上的深入例行公事（这也是……他们的工作）可能对他们来说是有建设性的，但对你来说却很糟糕。相反，专家表示，经过考验的方法比任何所谓的革命性新解决方案更有效。乔治城大学教授、 《缓慢的生产力：没有倦怠的失落的成就艺术》一书的作者卡尔·纽波特在一封电子邮件中说：“无论计算机的系统多么复杂，计算机都无法让艰苦的工作变得不那么困难。” “我认识的一些最有生产力的人使用最基本的工具；例如，日历和一些文本文件。”
这里并没有提供更多“生产力窍门”，而是提醒您如何已经取得了足够的成就，以及一些不需要您在凌晨 5 点起床的小调整。
你不需要比待办事项清单更强烈的东西
流行的组织系统或惯例具有独特的能力，浪费的时间比节省的时间多。加州大学伯克利分校哈斯商学院的认知神经科学家兼教员萨哈尔·尤瑟夫 (Sahar Yousef)表示：“任何需要更多维护系统的工作而不是完成工作本身的生产力系统，都应该将其淘汰。”大多数人都成功采用的一种老式的、低技术含量的方法是值得信赖的待办事项清单。
维护一个较长的清单，列出几周内需要完成的所有事情，然后创建每日任务列表。优素福表示，实用的每日待办事项清单的关键是每天优先考虑三项“最重要的任务”，并利用会议或其他职责之间的微小间隙来淘汰一些“最不重要的任务”。将每日待办事项列表写在便利贴、白板或其他可见位置。每天重新开始。
“待办事项清单在呕吐袋的背面，现在它已经塞进我的钱包里了。”
不要过多考虑将待办事项清单放在哪里。对于她的长期清单，尤瑟夫目前正在使用最近一次航班上的一次性病袋。 “待办事项清单在呕吐袋的背面，现在它被塞进我的钱包里，”她说。 “我每天都会把那个东西拿出来，然后我说，‘好吧，这就是我今天需要做的事情。’”然后它就会被拿出来并放在我当天的另一个列表中，这就是我的优先列表。”将这个长期清单保留几天或几周，并在您即将开始新的一周或新项目时重新开始。
尤瑟夫说，至于完成这些任务的时间表，许多人自然会倾向于最后期限。无论是自我规定的还是工作性质规定的，截止日期的力量都有助于员工计划并坚持完成任务。 “我们知道，这实际上会在人脑中引发大量多巴胺，那种紧迫感和最后期限，”她说。
最好的生产力软件就是你的日历
如果您想在一天中列出待办事项列表，纽波特建议您利用日历来安排工作时间和会议。每天抽出时间来处理特定项目，并且单独处理该项目。 “专注于一件事，直到到达终点，”他说。 “然后检查你的电子邮件/Slack。然后继续做其他事情，直到停止。”
“如果你同时处理太多事情，就会造成认知堵塞，从而减慢一切速度。”
安排好你的一天可以帮助你避免同时处理多项任务的诱惑。 “要认识到，如果你同时处理太多事情，就会造成认知堵塞，从而减慢一切，”纽波特继续说道。 “一开始这听起来很矛盾，但当下做更少的事情意味着随着时间的推移你会完成更多的事情。”
但优素福说，不要对日程安排过于严格，以免打断深入思考和心流的时间。如果您发现自己全神贯注并专注于某项任务，请随意超出您设定的分配时间并拥抱您的自然生产力。 “当精力充沛、注意力集中、机会出现时，你必须让自己灵活地利用，”她说。
保护您的空闲时间也可以帮助其他人保护他们的空闲时间
到目前为止， 专业界限设定已成为防止下班时间工作蔓延和回收空闲时间的主流方式。庞说，我们不应将这种追求视为个人的追求，而是应该考虑集体保护非工作时间。与孩子一起在游乐场时忽略电子邮件不仅对您有利（您可以不受干扰地享受与孩子在一起的时光），而且对另一端的人也有利，他们也不会感到立即回复的压力。
庞说，“如果每个人都合作并共同努力为他人创造时间，也为自己创造时间”，那么每个人都会获得回报。 “你不仅需要制定一个时间表来让孩子们参加足球训练……只是为了你自己和你自己的家人。但这是一项得到同事支持的努力，并得到工作场所的日程安排、工作习惯和社会规范的强化。”了解每个人都有权享受空闲时间可以让您尊重他人和自己的时间。
不要太努力地提高生产力
如果有一种生产力秘诀可以随身携带，那就是完全停止考虑你的产出。在 TikTok 上花时间提高效率可能会让你对自己的个人产出感觉更糟，而不是激励你。 “这给人一种你必须做这些事情的印象，”尤瑟夫说，“否则事情就无法完成。”事实上，到目前为止，您所需要的方法和系统可能就是您所需要的。
“不断努力优化自己，会让人筋疲力尽，而不是获得回报，”庞说。 “很多时候，如果我们想拥有更好的生活，成为更有创造力的人，在工作或个人生活中获得更大的成就感，更明智的解决方案就是不要那么努力地去做这些事情。”
原文： https://www.vox.com/even-better/393114/productivity-hacks-calendar-to-do-list-deadlines